我想先請各位思考一下「整理」有何其必要性?

如果無法妥善整理「物品」與「頭腦」將會造成工作效率下降甚至可能失去周遭對你的信賴,然而透過「整理」,你可以得到各式各樣的好處,光是讓自己心情愉悅的工作就能帶來巨大的改變。

今天我要為各位解釋以下整理的相關必要性,讓你了解如何重整理開始著手於存下你的時間並加以利用,每個人一天之中只有24個小時,如果你比別人多了一個小時代表你在的相線並不是因為我們相同的,

既然這件事情沒有發生那麼我們大家都在相同的象限,所以每一個人都必須學會如何整理自己的周遭與自己的頭腦,你才有辦法擠出自己應該擁有的時間,

時間也是省下來的,當然剩下的時間我們應該去做更有意義的事情,而在每一種不同的年齡層時間對我們的意義也相對的不同,

當然對於年老的人來說時間是目前追逐快樂與增廣見聞的最好良藥,年輕人來說時間是賺取金錢與資本的最好原料,那麼對於父母來說時間是照顧孩子最好的培養土,

所以時間對每一個人來說意義都會不同,然而每一個人對於時間的概念也是不太一樣,但今天不探討妹一個人對於時間的概念,進而探討有關於時間如何整理與運用的方法提供給各位。

時間管理並不像你所想像的

很多人總會有這種想法「就算不特別整理也沒有關係,反正我記得什麼東西放在哪裡就沒有問題了」大多數人似乎都是這麼認為的,但假設「把物品和頭腦整理清楚」這件事情能為您帶來收穫的話你會怎麼想呢?

藉由「整理」,我們可以獲得的東西,首先就是「時間」若是桌面呈現雜亂不堪的狀況即使記得什麼東西擺在哪個位置,也沒有辦法迅速的把需要的物品拿到手。

這些浪費掉的一時片刻,累積起來就會成為龐大的損失。

不過透過整理,我們便能大幅減少這些時間消耗。

此外,當你的工作進展變得順利時也可以獲得另一個無可替代的寶物那就是他人對你的「信賴感」。

整理好周邊的物品你將可以?

將物品妥善整理好,就可以立刻找到需要的東西,工作效率也會隨之增加。

能夠順暢的進行作業,自然就省下了許多時間。反之,如果沒有做好整理,舊的花費多餘的時間找東找西,這也將影響到工作的效率與成果。

整理好你的頭腦你將可以?

我們能夠理解的並不僅限於物品,如果整理好頭腦,隨時保持清楚的思緒,了解當下該做的事情,工作就能順暢的進行,也比較容易產生新的靈感。若是沒有辦法整理好思緒,你的工作時間不知該如何下手。物品跟頭腦整理乾淨後,心情自然會快樂起來,也就能順暢的進行作業,為工作帶來成果。

不整理的壞處破壞了時間管理的機會

需要的東西遍尋不著,工作就被迫中斷,注意力也隨之分散,要再次集中精神,也必須花費不少時間。結果就是工作遲交或者是會議遲到,這將使你失去周朝對你的信賴。

管理好你的行程與時間

一般來說如果你是外勤人員的話,在執行任何業務的時候,你都需要一本臨時可以記錄下任何事情的手邊帳本。

  • 決定的當下就立刻寫進去,1天內重複都看個幾次是必須遵守的規則,若能計入實際執行的狀況還能累積自己的經驗與智慧。
  • 利用不同顏色區分或是使用記號或縮寫可以節省行程欄位的書寫空間,還有看起來也會更加清楚明瞭

所謂的「行程管理」並非只是把排定的工作和會面寫上去就好了,而是在一邊執行的同時一邊計劃好要如何進行自己的工作讓其順暢的執行,才能稱之為「行程管理」,至於要如何管理的重點就在於把行程規劃寫入手帳的方式一字不差的寫下行程是一定要的,但如果不能寫的一目瞭然管理功能將大打折扣,甚至造成許多行程撞期或是無法在期限內做好準備必需的資料等問題發生,讓我們確切掌握書寫手帳時的基本原則吧。

一有行程就馬上寫入

會面和行程只要一定案就馬上寫進手帳,你絕不能想著「之後再補」因為最後只會忘記,而且若能養成習慣在與人交談時翻看手帳紀錄的話也是非常好的一件事情。

一天內重複閱讀多次

寫下來的行程和備忘事項不是這樣就結束了,1天內重複回頭多看幾次吧!每次都確認一下自己當下應該執行的事項,可以讓工作進行得更順利也能避免疏失產生。

記錄行動與心得做好時間的管理

除了工作行程外若能把實際執行的工作事項也做個記錄,將更方便定位之後的行程規劃,此外,一邊執行工作一邊把自己的心得記錄下來,也能漸進累積自己的經驗與智慧。

記號與縮寫加速你的時間管理

像是會議或是討論等一個月後會舉行多次的活動就用縮寫或者是記號作為代替,這樣不但能夠有效的節省書寫空間,同時也省下的手寫的功夫,縮寫與記號只是要自己明白各自所代表的涵義及可,請參考下方的列表來自另一套屬於自己的規則。

辨識簡碼代表含意
MET會議
V拜訪
T致電
ee-mail寄件
與客戶或同事討論
讓各位了解在手帳上的應用方式可以怎麼樣最加快您的效率!!

補充說明的方式

我們一定會遇到補充說明的時候,每當這個時候便利貼就是非常好用的選擇,然而在你記錄好需要補充的事項之後,我絕對不會單純的將便利貼貼在需要補充的手帳上面,為了避免便利貼滑落的可能性發生,我會將便利貼利用釘書針釘下,避免這張便利貼不小心離開我的手帳內。

結語

目前有非常多的讀物,有告訴我們如何進行時間管理,不過在我閱讀了非常多的時間管理相關書籍之後,我發現並沒有太多的書籍是直接針對實際事件教育您該怎麼做,反而有點適得其反,畢竟這些書籍提供給您參考的大部分都是應該幾點起床幾點睡覺,平時應該投資在閱讀上等等之類的,不過這些大家都耳熟能響並不需要因為閱讀就知道,反而讓你浪費了非常多的時間在閱讀一個你明明就知道的相關知識,重點在於怎麼做會對目前你的窘況有提升,這就是今天為什麼我要提供給你這篇文章參考的原因,如果對於身邊的資源不夠了解不知道怎麼運用,你永遠都還是站在原地踏步,所以如果有興趣的朋友或者是看完有讀後觀感的朋友也麻煩您提供留言讓我知道我有幫助到你,感謝各位那麼我們下次見囉。

最後修改日期: 2020 年 2 月 1 日

作者

留言

學習時間管理真的很重要,感謝版主提供的資訊

撰寫回覆或留言

發佈留言必須填寫的電子郵件地址不會公開。